Politique de protection des données à caractère personnel

 Dans le cadre de la navigation sur le site ce-ghpsj.fr, via le Logiciel de gestion d’œuvres sociales, Le CSE de l’Hôpital Paris Saint Joseph est amené à collecter et à traiter des données caractère personnelles au sens du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

La présente Politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE de l’HPSJ les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel sur le site, par le CSE de l’HPSJ, agissant en qualité de responsable du traitement.

 1- Données collectées et traitées

 Conformément au principe de minimisation, le CSE de l’HPSJ ne collecte que les Données Personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le CSE de l’HPSJ peut recueillir des Données Personnelles vous concernant :

Directement auprès de vous :

Les données personnelles vous concernant sont recueillies par le CSE de l’HPSJ lors de votre inscription : formulaire d’inscription à remplir avec vos données personnelles.

Via le service des ressources humaines de l'entreprise :

La DRH nous communique la liste des salariés ayant quitté l’hôpital, les modifications de contrat de travail, les suspensions de contrat comme les retraités, les congés sabbatiques, les salariés en invalidité, les médaillés du travail et les mobilités entre le site HML et HPSJ.

 Les données traitées par le CSE de l’HPSJ, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :

 a/ Pour l’identification de l’employé :

 - nom, prénom, sexe, date de naissance, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles

b/ Pour la situation familiale : 

• situation matrimoniale
• personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants (copie livret de famille ou acte de naissance)

c/ Pour les éléments professionnels :

         - matricule interne, date d’embauche, service, statut ; site et date de sortie

d) Pour la situation financière :

• avis d’imposition, revenu fiscal de référence, part fiscale 

Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif. Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé. 

e/ Pour les prestations offertes ou proposées avec participation du CSE : 

• nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille) ; Carte d’identité – passeport - visa
• montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques ou CB) références du moyen de paiement.
• pour les naissances et mariage : acte de mariage ou Pacs et acte de naissance

 f/ Pour les demandes de prêt secours : 

• La demande de prêt – reconnaissance de dette – contrat de remboursement du prêt
• recueil des justificatifs d’impayés (ex loyer) - de factures à payer – frais non prévu dans une situation exceptionnelle

 2-Finalités de traitement des Données 

Les traitements de Données Personnelles mis en œuvre par le CSE de l’HPSJ, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes : 

• Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit… 
• Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires… 
• Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …

 Œuvres sociales pouvant être proposées :

• chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives et culturelles
• Proposition de Prêt secours  
• proposition d’offres promotionnelles pour CSE : ventes diverses (champagne, box, parfums, miel) et accès à des sites de vente en ligne à tarifs de groupe : CE Premium , La Parfumerie Europe, Club de sport. 
• Communication : envoi par courriel, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements… 
• Gestion de la messagerie interne du Site et du module de petites annonces 
• Respect de la réglementation en vigueur

3- Durée de conservation

Le CSE de l’HPSJ ne conserve les Données Personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées. 

Le CSE de l’HPSJ est amené à conserver certaines de vos Données Personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales)

• Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme
• Les reçus, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
•  Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, photocopie du livret de famille, avis d’imposition etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, en cas de contrôle de l’URSSAF
• Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (justificatifs d’impayés ou factures) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, sauf si la durée de remboursement est plus longue
• Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.

4/Destinataires des Données

Les destinataires des Données Personnelles traitées par le CSE de l’HPSJ sont:

- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du Site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution.

- Notre expert-comptable : cabinet SECAFI

5/   Sécurité des Données

Le CSE de l’HPSJ s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSE de l’HPSJ veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données Personnelles la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.

6/ Droits des personnes concernées

Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux Données Personnelles vous concernant, auprès du CSE de l’HPSJ en envoyant votre demande : 

•  par courriel à l’adresse : A L’attention de Mme UNGAR adresse mail : dpo_cse_hpsj@ghpsj.fr par courriel à l’adresse : A L’attention de Mme UNGAR adresse mail : dpo_cse_hpsj@ghpsj.fr
• par courrier à : CSE GHPSJ – à l’attention du DPO 189 rue Raymond Losserand 75014 PARIS

7/ Actualisation des Données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8/ En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des Données Personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante : CSE de l’Hôpital Paris Saint Joseph 

Mme UNGAR Elisabeth (DPO)
CSE hôpital Paris Saint Joseph - 189 rue Raymond Losserand - 75014 Paris

9/ Modification de la Politique de protection des données

Le CSE de l’HPSJ est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.